CONDOMÍNIOS: Assembleias virtuais aumentam participação

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Grupo Graiche aponta que em 98% das assembleias, o número de participantes foi maior do que as médias presenciais

A participação dos condôminos nas assembleias, cujo quórum muitas vezes ficava comprometido sob justificativas como falta de tempo e até esquecimento da reunião, agora é quase que total, desde que passou a ser permitido o formato de assembleia virtual, em caráter emergencial, até 30 de outubro, através da Lei 14.010/2020. A medida foi tomada para garantir o isolamento social durante o período de pandemia da Covid-19.

O Grupo Graiche, empresa que administra quase 800 empreendimentos em São Paulo, com 90 mil unidades de apartamentos, contabilizou, nos últimos dois meses, mais de 200 assembleias, nas quais foram convocadas mais de 25 mil unidades. Em 98% dos casos, o número de inscritos para participação foi maior do que nas ocasiões de assembleia física, antes da pandemia. A média geral de público é maior que 40% do total de unidades do condomínio. “As assembleias estavam represadas no início da pandemia. Isso fez com que os pedidos nos últimos dois meses, após a Lei 14.010/2020 ser promulgada, crescessem muito”, fala a vice-presidente do Grupo Graiche, Luciana Graiche.

Com o atual momento repleto de novidades e exigindo tantas adaptações, o número de pedidos de assembleias virtuais para discussão de variadas questões aumenta a cada dia. Para comportar as solicitações, o Grupo Graiche investiu em infraestrutura e pacotes de licenças para uso das ferramentas necessárias, aumentando em 70% a capacidade de realização. Cinco equipes foram formadas para acompanharem as assembleias que ocorrem simultaneamente em condomínios diferentes, diariamente.

Quando as assembleias virtuais davam sinais de que logo se tornariam rotina, o Grupo Graiche passou a testar ferramentas, fazendo simulações iniciais com os colaboradores, para poder realizar treinamentos com os condôminos. “Passamos a realizar testes e simulações com mais de 50 pessoas, entre nós, colaboradores, para estarmos seguros e, assim, passarmos instruções assertivas e conduzirmos as assembleias com êxito. Inclusive, dedicamos uma gerente de projetos especialmente para a implantação do produto de maneira adequada e responsável”, conta Luciana. Assembleias “teste”, treinamentos e cursos de comportamento continuam sendo realizados previamente com os funcionários, para que as reuniões transcorram da forma mais organizada possível.

Para garantir mais segurança à assembleia virtual, Luciana lista alguns pressupostos que precisam ser seguidos. “É fundamental contar com uma plataforma segura e à prova de fraudes para que cada condômino tenha uma assinatura e um registro eletrônico ou forma de comprovação segura do participante. É preciso também contar com um sistema seguro e confiável que audite os votos; e a manutenção e coleta antecipada de documentos de representação, tudo feito com antecedência para possibilitar a participação de todos; além de treinamento, capacitação e adesão de todos os envolvidos, já que uma nova modalidade exige adaptação de todos os participantes”, pontua.

Luciana lembra que um grande desafio das assembleias virtuais está na plena conexão, uma vez que a internet no Brasil ainda carece de investimentos para ter maior qualidade. Soma-se a isso o fato de que, com o aumento do consumo durante o período de isolamento social, as instabilidades aumentaram. “A velocidade da banda larga e conexões ainda é um empecilho, e, muitas vezes, atrapalha tanto o usuário quanto as empresas”, pontua.

As assembleias virtuais otimizaram o tempo das reuniões, tornando-as mais objetivas. Mas para que essa otimização efetivamente ocorra, é importante treinar os recursos e as ferramentas disponíveis na plataforma. “Não deixe para fazer isso minutos antes da reunião/assembleia começar, procure conhecer o sistema com antecedência”, salienta Luciana.

Além das assembleias virtuais, a administradora também tem feito, de maneira online, reuniões de conselho, de trabalho com prestadores de serviços e entrevistas para vagas de emprego, o que já totalizou, desde o início da pandemia, aproximadamente seis mil reuniões realizadas até agora.

Etiqueta virtual

A falta de experiência para lidar com a assembleia em formato totalmente tecnológico trouxe série de dificuldades de adaptações e muitas gafes acabaram caindo na internet e viralizando nos últimos meses. Para esclarecer os principais pontos que o participante deve se atentar para que as reuniões ocorram sem transtornos, o Grupo Graiche produziu um Manual de Etiqueta para as ocasiões. Veja algumas orientações:

– Não faça a videoconferência na cama, ao lado de crianças, animais de estimação ou trajando roupas muito informais.

– Não digite. O barulho pode incomodar as outras pessoas e passar a impressão de que você não está prestando a devida atenção ao que está sendo discutido na reunião. Se precisar anotar algo, desative o áudio.

– Evite usar o celular, pois pode passar a sensação de falta de atenção. Atenda/responda as mensagens apenas em casos de emergência.

– Evite se alimentar durante a reunião. Não é comum levar comida para as reuniões presenciais. O mesmo deve acontecer na videoconferência.

– Não saia sem avisar. O ideal seria permanecer até o final da reunião, mas, caso você precise se ausentar por qualquer motivo, sempre avise via mensagem no chat.

– Lembre-se de agir como se fosse uma reunião presencial.

– Preste atenção ao finalizar a reunião. Verifique se o aplicativo/plataforma foi realmente fechado ao finalizar a videoconferência.

Confira o Manual de Etiqueta completo no link https://bit.ly/3htpJgU

GRUPO GRAICHE

O Grupo Graiche atua há 46 anos nos segmentos de administração condominial, administração de bens imóveis e na intermediação de locação e venda de imóveis. Hoje, a empresa administra quase 800 condomínios, com 90 mil unidades de apartamentos e 5.100 funcionários.

Com métodos sempre inovadores, eficientes e transparentes na aplicação de recursos, é uma das mais bem-conceituadas empresas do ramo no Brasil, premiada Master Imobiliário. Em constante expansão, seu núcleo de funcionários reúne advogados, economistas, administradores de empresas, contadores, arquitetos e psicólogos. Muitos de seus clientes fazem parte da carteira do grupo há mais de trinta anos.

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